COPIAS DE SEGURIDAD EN HERRAMIENTAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

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¿Qué puedes hacer si borras accidentalmente un documento en SharePoint o OneDrive?

¡Averigua cómo recuperar tus archivos con las copias de seguridad que permite Microsoft!

El error es completamente humano. En ocasiones, al trabajar con varios documentos, eliminamos involuntariamente alguno o no somos conscientes de que los necesitaremos más adelante. Por eso, Microsoft cuenta con mecanismos de recuperación de archivos en sus herramientas de gestión documental. Existen varias opciones para la recuperación de archivos en SharePoint y OneDrive. ¡Veamos algunas de ellas!

Papelera de reciclaje a dos niveles

La papelera de reciclaje a dos niveles está disponible tanto en OneDrive como en SharePoint. Aunque se debe tener en cuenta que está en colecciones de sitios separadas en cada herramienta.

Durante un total de 93 días desde la eliminación del archivo, éste permanece en uno de estos dos espacios siendo posible su restauración.

En SharePoint, la papelera de segundo nivel sólo es accesible para el administrador de colección de sitios. Mientras que en OneDrive es accesible para cada usuario. Si por ejemplo un usuario de OneDrive ya no trabaja en la empresa, su puede acceder desde el portal o realizando un cambio de contraseña.

Políticas de retención

Activando una directiva de pérdida de datos, se automatiza la creación de una copia de seguridad para el administrador cada vez que un usuario elimine un archivo.

Versiones de archivos

El control de versiones en las bibliotecas de archivos de SharePoint y OneDrive permite recuperar versiones anteriores de documentos siempre que éstos no hayan sido borrados. En OneDrive, es una opción habilitada por defecto. Por su parte, en SharePoint está deshabilitada por defecto, siendo su habilitación una acción individual en cada biblioteca.

Backups

SharePoint Online realiza un backup técnico cada 12 horas que mantiene 14 días. Esto significa que este backup permitiría la restauración de colecciones de sitios enteras. Para proceder a la restauración es necesario la solicitud de soporte antes de 14 días de la eliminación, indicando fecha y hora para la que se desea restaurar el backup. En este caso, los elementos se sobrescriben. Existen dos backups para casos de catástrofe:

  • Recovery Point Objective: de 1 hora. Es decir, la información restaurada será lo más reciente posible.
  • Recovery Time Objective: de 6 horas.

En cualquier caso, es una opción poco práctica para recuperar un único archivo.

Para un backup funcional, que permite elegir qué archivos se guardan y cuándo, hay varias alternativas en el mercado.

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