Seguridad y Salud | Portal

 

 

Seguridad y Salud | Portal

 

Intuitivo, fácil de utilizar y disponible en cualquier tipo de dispositivo 

Almacenamiento escalable y flexible (se adapta a la empresa)

Integrado en Office 365, Por lo tanto, mayor integración en el resto de áreas

Cumple con el reglamento LODP y con la nueva normativa europea GDPR

 Colaboración

SharePoint es una herramienta muy potente que admite un gran grado de personalización y, por tanto, adecuación a las necesidades de una empresa en particular. En Seguridad y Salud | Portal es posible abrir un archivo en la biblioteca de documentos y que varias personas trabajen simultáneamente en el mismo. Además, sus funcionalidades de ofimática permiten la creación de directa de todo tipo de documentos (Word, Excel, etc.) y su integración automática con Skype empresarial.

Se trata de una herramienta que fomenta la colaboración en dos niveles. Por un lado, el Suministro de Noticias posibilita compartir la información con todos los trabajadores de la empresa. Por otro lado, SharePoint Online también permite compartir contenidos con personas ajenas a la organización.

Asimismo, existe la posibilidad de crear estructuras de Sitios por Empresa y Biblioteca de Documentos:

Colaboración Seguridad y Salud | Portal
  • Indexación de documentos.
  • Del mismo modo, existe un sistema de aprobación, validación y control de documentos (Microsoft Workflow).
  • Permite el control tanto de acceso como de cambios.
  • Por último, incluye la posibilidad de incorporar documentos de una firma digital.
Seguridad en el Portal

Seguridad en el Portal

La seguridad del portal y las acciones destinadas a evitar la pérdida de información se gestionan a través del control de versiones de SharePoint:

  • Por ejemplos, es posible almacenar diferentes versiones del documento. Se clasifican en principales y secundarias, en función a su versión.
  • Asimismo, existe la posibilidad de indicar en comentarios descripciones de las modificaciones.
  • Por último, permite un control de las versiones para que el usuario pueda visualizar los documentos de una versión anterior.

Gestión de usuarios y búsqueda

Los permisos de usuarios se administran a través de:

  • En SharePoint, se gestionan mediante la creación de grupos de usuarios.
  • Cada uno de estos grupos tiene distintos niveles de permisos.
  • Incluso un mismo usuario puede pertenecer a varios grupos.

Por su arte, la búsqueda de información se realiza mediante:

  • A nivel de etiquetas asignadas (metadatos) y a nivel de parámetros o palabras que contiene el documento.
  • Búsqueda por tipo de documento.
  • O por el comienzo de una palabra sin especificar el final.
Permisos en Seguridad y Salud | Portal
Incident Management en Seguridad y Salud | Portal

Incident Management

Actividades pendientes

Acceso a la home para actividades pendientes de ejecutar.

Comunicación de riesgos

En cuanto a la comunicación de riesgos, se habilita un formulario para activar el protocolo de actuación en función a una jerarquía determinada.

Identificación de los accidentes o incidentes

En este caso, se habilita un formulario para activar el plan de acción (con trazabilidad) y que permita difusión al resto de la organización.

Seguimiento

Tanto de las acciones como de los incidentes.

Acceso a comunicaciones

Con los demás trabajadores a través de diferentes medios: chat, vídeo...

Seguridad y Salud | Portal: Training

  • ORGANIZACIÓN DE SITIOS DE FORMACIÓN. Permite acceso directo a vídeos, enlaces externos, imágenes y biblioteca de documentos.
  • KNOWLEDGE BASE. En este caso, se permite la creación de una biblioteca accesible desde cualquier lugar de la aplicación.
  • CANAL DE VÍDEOS. A través de Microsoft Stream, vídeos clasificados por categorías temáticas.
  • ALERTAS. Dirigidas a los managers cunado las certificaciones, formaciones o permisos van a vencer. Además, es el manager quién controla las herramientas de formación.
  • Asimismo, los administradores pueden ver los estados de las certificaciones, licencias y permisos del resto de usuarios.
Training Seguridad y Salud | Portal

Plan Estratégico de Trabajo

Reporting

Consiste en la asignación de determinadas acciones - que llamaremos tareas- a usuarios concretos. Además, se diferencia entre las derivadas de un plan de acción concreto (relacionado con la comunicación de una incidencia por ejemplo) de las derivadas de un plan de trabajo estratégico propiamente dicho.

En los informes y cuadros de mando se incluyen los siguientes informes: 1. Índices de siniestralidad (índices de accidentalidad e indicadores de resultados por división y planta); 2. Seguimiento del grado de avance derivado de las acciones del plan estratégico.

Otras características de Seguridad y Salud | Portal

entrepreneur-2326419_1920
  • Dispone de un foro interno. Por ejemplo, para desarrollar debates, compartir información, etc.
  • Asimismo, ofrece cuestionarios online muy sencillos.
  • Anuncios.
  • Además, permite personalizar con la imagen corporativa.
  • Flujo de aprobación. Que se puede particularizar por división y planta.
  • Por otro lado, ofrece alertas. Tanto predefinidas como configurables.
  • La trazabilidad se obtiene a través de auditoría.
  • Permite importar ficheros con información histórica (Excel).
  • Extranet para que proveedores puedan actualizar certificados... y para acceder a recursos de formación como usuarios externos.
  • Acceso estructurado a Plan de Emergencias.
  • Y simulacro (incluye plan y seguimiento del mismo).