Gestión Documental & Intranet | SharePoint

  Microsoft SharePoint en Office 365

¿Qué es Microsoft SharePoint?

SharePoint es una plataforma de colaboración que permite a los usuarios descubrir, almacenar, compartir contenido y administrar proyectos. Es decir, puede cumplir con las funciones de extranet y/o intranet de una empres.

Además, se trata de una plataforma segura que protege el acceso a los contenidos mediante permisos de acceso.  SharePoint incluye:

  • Funciones de colaboración.
  • Módulos de administración de procesos.
  • Potentes módulos de búsqueda que agilizan el proceso.
  • Plataforma de administración de documentos (gestión documental).
SITIO WEB
  • Un espacio seguro para almacenar, organizar y compartir información.
  • Accesible desde cualquier tipo de dispositivo.
BIBLIOTECA DE DOCUMENTOS 
  • Cargar archivos y acceder a ellos desde cualquier lugar.
  • Abrir documentos y trabajar en ellos. Además, con posibilidad de cooperación y de conservación del documento original.

Intranet y Sitio de Equipo con Microsoft SharePoint

Como se mencionaba, Microsoft SharePoint permite crear una intranet personalizada para la empresa. Es decir, un lugar dedicado al equipo o a un proyecto concreto donde se puede administrar y compartir información en una interfaz sencilla e intuitiva.

  • Crea y administra listas de información.
  • También permite la recopilación de datos.
  • Asimismo, mantén a tu personal siempre informado y actualizado.
  • Seguimiento de los datos.
  • Administración de archivos.
  • Imagen corporativa.
Intranet y sitio de equipo con SharePoint
Análisis y marketing con GoomProject

¿Por qué SharePoint?

  • Permite a sus empleados crear sitios para compartir documentos e información con compañeros, socios y clientes.
  • Por lo tanto, aumenta la productividad.
  • Además, se garantiza la máxima seguridad y control de permisos y modificaciones.
  • Por otro lado, se ahorran costes, ya que la información se centraliza y se hace accesible a trabajadores, clientes y asociados.
  • Su uso es fácil e intuitivo.
  • Además, cuenta con avanzados motores de búsqueda.
  • Integrado con herramientas de uso cotidiano en la empresa. Por ejemplo, Office 365, SharePoint y Business Intelligence.

Recientemente, Microsoft SharePoint ha incluido nuevas formas de colaboración basadas en la realidad mixta y la inteligencia artificial.

  • Realidad mixta.

A través de plantillas inteligentes, es posible crear espacios inmersivos donde los usuarios pueden interactuar y visualizar los contenidos desde cualquier ángulo. Asimismo, permite trabajar con datos y modelos de producto en tiempo real. La realidad mixta permite crear espacios visuales muy atractivos y de gran creatividad, disponibles en cualquier tipo de dispositivo. Estas experiencias involucran a todos los sentidos del usuario dando lugar a nuevos escenarios de comunicación, de aprendizaje y de colaboración.  

Por ejemplo, es posible mejorar el proceso de contratación e incorporación de trabajadores con bienvenidas virtuales y un acceso más rápido y directo a todo tipo de contenidos sobre la empresa. Además, el aprendizaje se hace más dinámico y la realidad mixta aumenta la curiosidad de los usuarios. Por otro lado, se fomenta la innovación en el equipo en el proceso de desarrollo de un producto. 

  • Inteligencia Artificial (IA).

La IA se aplica al universo de Office 365 para mejorar la colaboración en los contenidos. 

En primer lugar, permite una búsqueda personalizada e inteligente en la aplicación móvil de SharePoint. En este sentido, aparece una nueva sección 'Encuentra' que facilita enormemente este tipo de procesos. La IA analiza todos los contactos, archivos y datos de Office 365 para identificar lo más importante y agilizar los procesos de búsqueda de forma proactiva, incluyendo por ejemplo recomendaciones. 

Además, mejora las capacidades de las imágenes, ya que cada vez más contenido aparece recogido en las mismas. Aparece también un nuevo botón de "escanear" para la aplicación móvil.

Del mismo modo, en la página de Office365.com se incluye ahora una sección de 'Recomendado' con los archivos que la IA identifica como más urgentes y una sección de 'Descubre' donde aparecen los documentos en los que está trabajando el resto del equipo. 

Por otro lado, se incorporan los servicios cognitivos a los procesos automatizados. Así, por ejemplo, Microsoft Flow se agiliza e incorpora funcionalidades como geolocalización, reconocimiento de imagen, extracción de texto, traducción y análisis de sentimiento. 

SharePoint Online

La versión online proporciona los servicios de SharePoint sin que el usuario deba preocuparse por la infraestructura y los costes e inconvenientes que ésta conlleva. Se puede adquirir desde la nube de Microsoft de forma independiente o como parte de Office 365.

  • Posibilidad de crear, compartir y trabajar en tiempo real en aplicaciones de uso cotidiano, como Word o Excel.
  • Asimismo, acceso desde cualquier lugar y tipo de dispositivo.
  • También posibilidad de crear sitios de grupo y portales.
  • Estrictos requisitos de seguridad líderes en la industria.
  • Además, cumple con la nueva normativa europea de protección de datos personales (GDPR).
  • Inteligencia de negocio aplicada a mejorar la experiencia de los usuarios.