GoomBook, software para centros educativos

Visión general

Goom, como partner de Microsoft, ha desarrollado GOOMBOOK, un software orientado a centros educativos que permite el control de la gestión académica, económica, administrativa y metodológica. Se adapta tanto a guarderías, como a colegios, universidades y escuelas de negocio.

Goombook, a través de una única plataforma, ofrece una visión 360º del alumno y sirve de base a la implantación y desarrollo de las nuevas metodologías educativas. Además, está disponible para PC, tablet y móvil.

Asimismo, se integra con diferentes apps educativas de Office 365 y no requiere nuevas inversiones en hardware: con el usuario y la contraseña se accede a la plataforma.  Goombook es un servicio cloud con pago mensual.

Goombook cumple con la normativa europea de protección de datos: GDPR. Por otro lado, registra las operaciones vinculando cada cuenta de usuario a un empleado del centro. El programa registra la cuenta y el ordenador desde el que se realizan las operaciones más sensibles. Además, mediante la federación de identidades en Azure Active Directory y la habilitación de Multi- Factor Authentication se obtiene un inicio de sesión seguro. Por otro lado, Goombook está integrado en Microsoft Azure. Se compila sobre la premisa de que para que el usuario pueda controlar sus propios datos del cliente en la nube necesita visualizarlos y saber dónde se almacenan. Asimismo, debe saber cómo se protegen, quién tiene acceso a los mismos y bajo qué circunstancias. Del mismo modo, se realizan copias de seguridad semanales.

En cuanto al mantenimiento y soporte, Goombook, al basarse en la tecnología de Microsoft, está siempre actualizado. Para las cuestiones de soporte, dispone de un equipo Helpdesk que resolverá las posibles dudas.

Funcionalidad

  • Goombook pone a disposición del usuario las herramientas necesarias para analizar las solicitudes de matriculación nuevas y realizar un seguimiento de las mismas a través de platillas predefinidas que automatizan las comunicaciones
  • Permite realizar nurturing, es decir, establece el momento óptimo para convertir a un alumno potencial en una matriculación.
  • Permite planificar acciones comerciales y de marketing para fomentar el interés por el centro.
  • Ofrece un seguimiento exhaustivo del proceso de captación de los alumnos interesados y sincroniza y exporta las plantillas con Office 365.
  • Además, con Goombook tendrás tu propia red privada segmentada por grupos de interés y podrás invitar y comunicar experiencias a las familias y alumnos actuales, a familias interesadas, profesores...
  • Permite obtener el control del ciclo completo y adáptalo a tus necesidades: desde los primeros pasos de la captación hasta la elaboración de la matrícula.
  • Permite automatizar la gestión de las listas de espera.
  • Podrás aplicar varios tipos de liquidación en función del curso, materia y además se permitirá aplicar descuentos predefinidos en función de los criterios predefinidos.

Captación de alumnos

  • Goombook pone a disposición del usuario las herramientas necesarias para analizar las solicitudes de matriculación nuevas y realizar un seguimiento de las mismas a través de platillas predefinidas que automatizan las comunicaciones
  • Permite realizar nurturing, es decir, establece el momento óptimo para convertir a un alumno potencial en una matriculación.
  • Permite planificar acciones comerciales y de marketing para fomentar el interés por el centro.
  • Ofrece un seguimiento exhaustivo del proceso de captación de los alumnos interesados y sincroniza y exporta las plantillas con Office 365.
  • Además, con Goombook tendrás tu propia red privada segmentada por grupos de interés y podrás invitar y comunicar experiencias a las familias y alumnos actuales, a familias interesadas, profesores...

Matriculación y gestión de la capacidad del centro

  • Permite obtener el control del ciclo completo y adáptalo a tus necesidades: desde los primeros pasos de la captación hasta la elaboración de la matrícula.
  • Permite automatizar la gestión de las listas de espera.
  • Podrás aplicar varios tipos de liquidación en función del curso, materia y además se permitirá aplicar descuentos predefinidos en función de los criterios predefinidos.

ÁREA ACADÉMICA

  • Dispón de toda la información del alumno con posibilidad de personalizar a medida los campos y de visualizarlos en cualquier idioma:
  • Datos generales
  • Permite automatizar la gestión de las listas de espera.
  • Podrás aplicar varios tipos de liquidación en función del curso, materia y además se permitirá aplicar descuentos predefinidos en función de los criterios predefinidos.
  • Gestiona desde la plataforma la creación, modificación, asignación y previsión de los cursos, el control del material, la reserva de salas, etc.
  • Planea los contenidos de las asignaturas en función a los objetivos académicos del curso y controla y visualiza la disponibilidad y horarios de tus profesores y alumnos.
  • Gestión automática de incidencias por parte de los padres y tutores.
  • Partes de asistencia inmediatos y digitalizados (diario, semanal y mensual).
  • Estadísticas e informes a medida.
  • Registro de la actividad de la docencia de los profesores, tanto escolar como extraescolar.
  • El formato de las calificaciones es personalizable por lo que se adapta a las necesidades de cada centro.
  • Es posible establecer una serie de objetivos por alumno, evaluables por los profesores y tutores.
  • Las calificaciones se pueden imprimir en el formato del centro y se pueden consultar de forma digital por profesores, padres y alumnos en función de las preferencias del centro.
  • En cuanto a los diplomas y certificados, se pueden realizar a medida por cada profesor, curso, grupo y/o centro.

Visión 360º del alumno

  • Dispón de toda la información del alumno con posibilidad de personalizar a medida los campos y de visualizarlos en cualquier idioma:
  • Datos generales
  • Permite automatizar la gestión de las listas de espera.
  • Podrás aplicar varios tipos de liquidación en función del curso, materia y además se permitirá aplicar descuentos predefinidos en función de los criterios predefinidos.

Oferta académica

  • Gestiona desde la plataforma la creación, modificación, asignación y previsión de los cursos, el control del material, la reserva de salas, etc.
  • Planea los contenidos de las asignaturas en función a los objetivos académicos del curso y controla y visualiza la disponibilidad y horarios de tus profesores y alumnos.

Asistencia y control de la docencia

  • Gestión automática de incidencias por parte de los padres y tutores.
  • Partes de asistencia inmediatos y digitalizados (diario, semanal y mensual).
  • Estadísticas e informes a medida.
  • Registro de la actividad de la docencia de los profesores, tanto escolar como extraescolar.

Calificaciones

  • El formato de las calificaciones es personalizable por lo que se adapta a las necesidades de cada centro.
  • Es posible establecer una serie de objetivos por alumno, evaluables por los profesores y tutores.
  • Las calificaciones se pueden imprimir en el formato del centro y se pueden consultar de forma digital por profesores, padres y alumnos en función de las preferencias del centro.
  • En cuanto a los diplomas y certificados, se pueden realizar a medida por cada profesor, curso, grupo y/o centro.

ÁREA FINANCIERA

  • Goombook integra el ERP Microsoft Dynamics NAV que, adaptado al sector, permite la contabilización de todos los hechos económicos en un mismo sistema seguro y fiable. Por ejemplo, con plantillas contables predefinidas o registro auomático del inmovilizado. Para los presupuestos, es posible concretar diferentes escenarios a partir de partidas de ingreso y de coste y comparar con el real, por curso, por grupo e incluso por materia formativa.
  • Además, a través de la gestión analítica avanzada, es posible definir los centros de coste, partidas y unidades económicas por las cuales se medirá la rentabilidad del centro. El ERP está vinculado a Excel por lo que es posible exportar informes.
  • Sistema de conciliación bancaria automática que evita errores y descuadres de caja.
  • Control de las cuentas bancarias y de la caja de cada centro a través de una gestión sencilla y automatización con plantillas.
  • Previsión mensual y anual automatizada de su estado de caja a partir del presupuesto, de las partidas de gastos fijos y de las previsiones de cobro de matrículas y recibos.
  • Para la gestión de clientes, Goombook es capaz de identificar a los padres de los alumnos y diferenciar entre alumno y cliente.
  • También gestiona clientes tipo empresas y las relaciones entre las personas. Por otro lado, desde una ficha podrás ver todo el histórico y situación actual de deuda, recibos, etc., de una gestión contable automática con informes y estadísticas a medida.
  • Gestiona a los proveedores: cada fecha, condiciones de compra, contratos asociados, datos de comunicación e histórico de compras.
  • Contabiliza todos los gastos y pagos.
  • Informes personalizados a las necesidades de cada centro.

Contabilidad e impuestos

  • Goombook integra el ERP Microsoft Dynamics NAV que, adaptado al sector, permite la contabilización de todos los hechos económicos en un mismo sistema seguro y fiable. Por ejemplo, con plantillas contables predefinidas o registro auomático del inmovilizado. Para los presupuestos, es posible concretar diferentes escenarios a partir de partidas de ingreso y de coste y comparar con el real, por curso, por grupo e incluso por materia formativa.
  • Además, a través de la gestión analítica avanzada, es posible definir los centros de coste, partidas y unidades económicas por las cuales se medirá la rentabilidad del centro. El ERP está vinculado a Excel por lo que es posible exportar informes.

Cashflow Manager

  • Sistema de conciliación bancaria automática que evita errores y descuadres de caja.
  • Control de las cuentas bancarias y de la caja de cada centro a través de una gestión sencilla y automatización con plantillas.
  • Previsión mensual y anual automatizada de su estado de caja a partir del presupuesto, de las partidas de gastos fijos y de las previsiones de cobro de matrículas y recibos.

Clientes, ingresos y cobros

  • Para la gestión de clientes, Goombook es capaz de identificar a los padres de los alumnos y diferenciar entre alumno y cliente.
  • También gestiona clientes tipo empresas y las relaciones entre las personas. Por otro lado, desde una ficha podrás ver todo el histórico y situación actual de deuda, recibos, etc., de una gestión contable automática con informes y estadísticas a medida.

Proveedores, gastos y cobros

  • Gestiona a los proveedores: cada fecha, condiciones de compra, contratos asociados, datos de comunicación e histórico de compras.
  • Contabiliza todos los gastos y pagos.
  • Informes personalizados a las necesidades de cada centro.

GESTIÓN DEL PERSONAL DEL CENTRO

  • Datos generales.
  • Evaluaciones, CV detallado, historial.
  • Asignaturas que imparte y alumnos vinculados.
  • Introducción de notas de gasto y partes de trabajo y cálculo del coste analítico por hora de docencia.
  • Protocolos de actuación.
  • Gestión de bajas y sustituciones.
  • Creación de alarmas al ejecutarse determinadas tareas o eventos globales.
  • Posibilidades de utilizar varios calendarios simultáneamente configurados para el centro.
  • También es posible disponer de calendarios propios con tareas que se cargan automáticamente en función a procesos.
  • La información es accesible desde cualquier dispositivo que conecte con Goombook.
  • GoomBook incluye más de 200 informes para la explotación y consulta de la información desde el dato global hasta el detalle del mismo. A su vez, cada uno de los módulos permite diseñar informes a medida del usuario, obteniendo la información de la base de datos en tiempo real. Además, se incluye la posibilidad de creación de cuadros de mando más complejos con herramientas de Business Intelligence para el sector educativo.
  • Por otro lado, el sistema permite obtener de forma sencilla la información necesaria para cumplimentar los impresos oficiales de cada organismo y cada Comunidad Autónoma.
  • Gestión de todo el personal del centro con acceso sencillo a sus datos.
  • Servicio de mensajería instantánea online para comunicaciones rápidas.
  • Control de materiales entregados, CVs, cursos recibidos, etc. (tanto del personal como de externos).
  • Además, se puede ampliar con una gestión completa de nóminas de acuerdo al convenio correspondiente.
  • Control de inventario, gestión de reparaciones y mantenimiento.
  • Control de la gestión de almacén (entradas y salidas) y avisos en caso de descuadres.
  • Para la gestión de la biblioteca se crea una intranet donde se pueden colgar anuncios. Además, posibilidad de peticiones digitales y control de los servicios no académicos que ofrezca (clases, transportes, excursiones...).

Disponible toda la información necesaria relativa a los profesores

  • Datos generales.
  • Evaluaciones, CV detallado, historial.
  • Asignaturas que imparte y alumnos vinculados.
  • Introducción de notas de gasto y partes de trabajo y cálculo del coste analítico por hora de docencia.
  • Protocolos de actuación.
  • Gestión de bajas y sustituciones.

Agenda y tareas

  • Creación de alarmas al ejecutarse determinadas tareas o eventos globales.
  • Posibilidades de utilizar varios calendarios simultáneamente configurados para el centro.
  • También es posible disponer de calendarios propios con tareas que se cargan automáticamente en función a procesos.
  • La información es accesible desde cualquier dispositivo que conecte con Goombook.

Informes, consultas y estadísticas

  • GoomBook incluye más de 200 informes para la explotación y consulta de la información desde el dato global hasta el detalle del mismo. A su vez, cada uno de los módulos permite diseñar informes a medida del usuario, obteniendo la información de la base de datos en tiempo real. Además, se incluye la posibilidad de creación de cuadros de mando más complejos con herramientas de Business Intelligence para el sector educativo.
  • Por otro lado, el sistema permite obtener de forma sencilla la información necesaria para cumplimentar los impresos oficiales de cada organismo y cada Comunidad Autónoma.

Recursos Humanos

  • Gestión de todo el personal del centro con acceso sencillo a sus datos.
  • Servicio de mensajería instantánea online para comunicaciones rápidas.
  • Control de materiales entregados, CVs, cursos recibidos, etc. (tanto del personal como de externos).
  • Además, se puede ampliar con una gestión completa de nóminas de acuerdo al convenio correspondiente.

Mantenimiento del centro

  • Control de inventario, gestión de reparaciones y mantenimiento.
  • Control de la gestión de almacén (entradas y salidas) y avisos en caso de descuadres.
  • Para la gestión de la biblioteca se crea una intranet donde se pueden colgar anuncios. Además, posibilidad de peticiones digitales y control de los servicios no académicos que ofrezca (clases, transportes, excursiones...).

Ventajas

  • check CAPACIDAD DE PERSONALIZACIÓN.
    Se trata de un software abierto, multilenguaje, multicentro y multiusuario. Desde su pantalla de acceso es posible visualizar los datos que se desee.
  • check COMUNICACIONES Y DISPOSITIVOS.
    Con Skype corporativo, una red social interna y desde cualquier dispositivo (tablet, PC, móvil).
  • check INTRANET A MEDIDA.
    Cada usuario accede con un rol al portal web corporativo, donde cada grupo y asignatura tiene un espacio virtual con contenidos digitales. Totalmente personalizado.
  • check ESPACIO VIRTUAL Y MICROSOFT OFFICE.
    Sitio del profesor, sitio de las familias y sitio del alumno. En este espacio se podrá consultar y guardar toda la documentación y materiales didácticos relacionados con el centro.
  • check LEARNING MANAGEMENT SYSTEM (LMS)
    integrado en el portal web.
  • check MENÚS PERSONALIZADOS.
    Personalización de la interfaz a medida de cada centro.

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