Software seguridad y salud en el trabajo

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Visión general

Hemos desarrollado una solución para los departamentos y empresas que gestionan la Seguridad y Salud (Health & Safety).

Se trata de una solución integrada en Microsoft Dynamics 365 que permite gestionar todo el proceso desde que se comunica un accidente hasta que se cierran las acciones.

Además, permite la gestión de acciones preventivas y de ejecución de un plan estratégico en materia de seguridad y salud.

Con la integración de la solución a través de Sharepoint, se incluye una completa gestión documental asociada a cada evento o acción.

Incluye un sistema de reporting en Power BI que permite a toda la organización la consulta de cuadros de mando con información relativa a la evolución en materia de seguridad y salud.

Ventajas

Con la solución que proponemos, el despliegue es muy rápido e impactará en toda la organización ya que todos los empleados tendrán a su disposición una herramienta para comunicar y consultar toda la información relacionada con la seguridad y salud: accidentes, acciones preventivas, reactivas, índices de siniestralidad, etc…

Implantación

La implantación de Dynamics 365 for Talent es rápida y escalable. Puedes adquirir más funcionalidad a medida que la empresa la requiera.

  • SharePoint es una herramienta muy potente que admite un gran grado de personalización y, por tanto, adecuación a las necesidades de una empresa en particular. En Seguridad y Salud | Portal es posible abrir un archivo en la biblioteca de documentos y que varias personas trabajen simultáneamente en el mismo. Además, sus funcionalidades de ofimática permiten la creación de directa de todo tipo de documentos (Word, Excel, etc.) y su integración automática con Skype empresarial.
  • Se trata de una herramienta que fomenta la colaboración en dos niveles. Por un lado, el Suministro de Noticias posibilita compartir la información con todos los trabajadores de la empresa. Por otro lado, SharePoint Online también permite compartir contenidos con personas ajenas a la organización.
  • Asimismo, existe la posibilidad de crear estructuras de Sitios por Empresa y Biblioteca de Documentos:
             - Indexación de documentos.
             - Del mismo modo, existe un sistema de aprobación, validación y control de documentos (Microsoft Workflow).
             - Permite el control tanto de acceso como de cambios.
             - Por último, incluye la posibilidad de incorporar documentos de una firma digital.
  • La seguridad del portal y las acciones destinadas a evitar la pérdida de información se gestionan a través del control de versiones de SharePoint:
  •          - Por ej., es posible almacenar diferentes versiones del documento. Se clasifican en principales y secundarias, en función a su versión.
             - Así mismo, existe la posibilidad de indicar en comentarios descripciones de las modificaciones.
             - Por último, permite un control de las versiones para que el usuario pueda visualizar los documentos de una versión anterior.
  • GDPR
  • Los permisos de usuarios se administran a través de:
  •          - En SharePoint, se gestionan mediante la creación de grupos de usuarios.
  •          - Cada uno de estos grupos tiene distintos niveles de permisos.
  •          - Incluso un mismo usuario puede pertenecer a varios grupos.
  • Por su parte, la búsqueda de información se realiza mediante:
  •          - A nivel de etiquetas asignadas (metadatos) y a nivel de parámetros o palabras que contiene el documento.
  •          - Búsqueda por tipo de documento.
  •          - O por el comienzo de una palabra sin especificar el final.
  • Actividades pendientes: Acceso a la home para actividades pendientes de ejecutar.
  • Comunicación de riesgos: En cuanto a la comunicación de riesgos, se habilita un formulario para activar el protocolo de actuación en función a una jerarquía determinada.
  • Identificación de los accidentes e incidentes: En este caso, se habilita un formulario para activar el plan de acción (con trazabilidad) y que permita difusión al resto de la organización.
  • Seguimiento: Tanto de las acciones como de los incidentes.
  • Acceso a comunicaciones: Con los demás trabajadores a través de diferentes medios: chat, vídeo…
  • ORGANIZACIÓN DE SITIOS DE FORMACIÓN. Permite acceso directo a vídeos, enlaces externos, imágenes y biblioteca de documentos.
  • KNOWLEDGE BASE. En este caso, se permite la creación de una biblioteca accesible desde cualquier lugar de la aplicación.
  • CANAL DE VÍDEOS. A través de Microsoft Stream, vídeos clasificados por categorías temáticas.
  • ALERTAS. Dirigidas a los managers cuando las certificaciones, formaciones o permisos van a vencer. Además, es el manager quién controla las herramientas de formación.
  • Asimismo, los administradores pueden ver los estados de las certificaciones, licencias y permisos del resto de usuarios.
  • Consiste en la asignación de determinadas acciones - que llamaremos tareas- a usuarios concretos.
  • Además, se diferencia entre las derivadas de un plan de acción concreto (relacionado con la comunicación de una incidencia por ejemplo) de las derivadas de un plan de trabajo estratégico propiamente dicho.
  • En los informes y cuadros de mando se incluyen los siguientes informes:
  •          1. Índices de siniestralidad (índices de accidentalidad e indicadores de resultados por división y planta
  •          2. Seguimiento del grado de avance derivado de las acciones del plan estratégico.
  • Dispone de un foro interno. Por ejemplo, para desarrollar debates, compartir información, etc.
  • Asimismo, ofrece cuestionarios online muy sencillos.
  • Anuncios
  • Además, permite personalizar con la imagen corporativa.
  • Flujo de aprobación. Que se puede particularizar por división y planta.
  • Por otro lado, ofrece alertas. Tanto predefinidas como configurables.
  • La trazabilidad se obtiene a través de auditoría.
  • Permite importar ficheros con información histórica (Excel).
  • Extranet para que proveedores puedan actualizar certificados... y para acceder a recursos de formación como usuarios externos.
  • Y simulacro (incluye plan y seguimiento del mismo).

Colaboración

  • SharePoint es una herramienta muy potente que admite un gran grado de personalización y, por tanto, adecuación a las necesidades de una empresa en particular. En Seguridad y Salud | Portal es posible abrir un archivo en la biblioteca de documentos y que varias personas trabajen simultáneamente en el mismo. Además, sus funcionalidades de ofimática permiten la creación de directa de todo tipo de documentos (Word, Excel, etc.) y su integración automática con Skype empresarial.
  • Se trata de una herramienta que fomenta la colaboración en dos niveles. Por un lado, el Suministro de Noticias posibilita compartir la información con todos los trabajadores de la empresa. Por otro lado, SharePoint Online también permite compartir contenidos con personas ajenas a la organización.
  • Asimismo, existe la posibilidad de crear estructuras de Sitios por Empresa y Biblioteca de Documentos:
             - Indexación de documentos.
             - Del mismo modo, existe un sistema de aprobación, validación y control de documentos (Microsoft Workflow).
             - Permite el control tanto de acceso como de cambios.
             - Por último, incluye la posibilidad de incorporar documentos de una firma digital.

Seguridad en el Portal

  • La seguridad del portal y las acciones destinadas a evitar la pérdida de información se gestionan a través del control de versiones de SharePoint:
  •          - Por ej., es posible almacenar diferentes versiones del documento. Se clasifican en principales y secundarias, en función a su versión.
             - Así mismo, existe la posibilidad de indicar en comentarios descripciones de las modificaciones.
             - Por último, permite un control de las versiones para que el usuario pueda visualizar los documentos de una versión anterior.
  • GDPR

Gestión de usuarios y búsqueda

  • Los permisos de usuarios se administran a través de:
  •          - En SharePoint, se gestionan mediante la creación de grupos de usuarios.
  •          - Cada uno de estos grupos tiene distintos niveles de permisos.
  •          - Incluso un mismo usuario puede pertenecer a varios grupos.
  • Por su parte, la búsqueda de información se realiza mediante:
  •          - A nivel de etiquetas asignadas (metadatos) y a nivel de parámetros o palabras que contiene el documento.
  •          - Búsqueda por tipo de documento.
  •          - O por el comienzo de una palabra sin especificar el final.

Incident Management

  • Actividades pendientes: Acceso a la home para actividades pendientes de ejecutar.
  • Comunicación de riesgos: En cuanto a la comunicación de riesgos, se habilita un formulario para activar el protocolo de actuación en función a una jerarquía determinada.
  • Identificación de los accidentes e incidentes: En este caso, se habilita un formulario para activar el plan de acción (con trazabilidad) y que permita difusión al resto de la organización.
  • Seguimiento: Tanto de las acciones como de los incidentes.
  • Acceso a comunicaciones: Con los demás trabajadores a través de diferentes medios: chat, vídeo…

Seguridad y Salud | Portal: Training

  • ORGANIZACIÓN DE SITIOS DE FORMACIÓN. Permite acceso directo a vídeos, enlaces externos, imágenes y biblioteca de documentos.
  • KNOWLEDGE BASE. En este caso, se permite la creación de una biblioteca accesible desde cualquier lugar de la aplicación.
  • CANAL DE VÍDEOS. A través de Microsoft Stream, vídeos clasificados por categorías temáticas.
  • ALERTAS. Dirigidas a los managers cuando las certificaciones, formaciones o permisos van a vencer. Además, es el manager quién controla las herramientas de formación.
  • Asimismo, los administradores pueden ver los estados de las certificaciones, licencias y permisos del resto de usuarios.

Plan Estratégico de Trabajo

  • Consiste en la asignación de determinadas acciones - que llamaremos tareas- a usuarios concretos.
  • Además, se diferencia entre las derivadas de un plan de acción concreto (relacionado con la comunicación de una incidencia por ejemplo) de las derivadas de un plan de trabajo estratégico propiamente dicho.

Reporting

  • En los informes y cuadros de mando se incluyen los siguientes informes:
  •          1. Índices de siniestralidad (índices de accidentalidad e indicadores de resultados por división y planta
  •          2. Seguimiento del grado de avance derivado de las acciones del plan estratégico.

Otras características

  • Dispone de un foro interno. Por ejemplo, para desarrollar debates, compartir información, etc.
  • Asimismo, ofrece cuestionarios online muy sencillos.
  • Anuncios
  • Además, permite personalizar con la imagen corporativa.
  • Flujo de aprobación. Que se puede particularizar por división y planta.
  • Por otro lado, ofrece alertas. Tanto predefinidas como configurables.
  • La trazabilidad se obtiene a través de auditoría.
  • Permite importar ficheros con información histórica (Excel).
  • Extranet para que proveedores puedan actualizar certificados... y para acceder a recursos de formación como usuarios externos.
  • Y simulacro (incluye plan y seguimiento del mismo).

Evolución

La solución está desarrollada sobre la plataforma de Microsoft Dynamics 365 y Office 365, por lo que evolucionamos la solución con constantes mejoras de la plataforma colaborativa de Microsoft como Flow, Teams, PowerApps, etc.

Integración

  • La plataforma integra un portal del empleado que permite comunicar y consultar los eventos y acciones, así como una integración con la gestión de documentos, imágenes y vídeos.
  • Para el departamento de Seguridad y Salud, existe un módulo de seguimiento de todas las acciones y eventos, así como la opción de desarrollar informes, cuadros de mando y flujos de trabajo a medida.
  • Está integrado con Outlook, Word, Excel... y es ejecutable desde cualquier dispositivo móvil.

Precios

Es una solución para empresas con más de 500 empleados y tiene un coste de:

Empleados

€ 2 usuario/mes

Departamento Seguridad y Salud

€ 80,10 usuario/mes.

Dirección

€ 6,80 usuario/mes

En el precio anterior se incluye todo: uso del software en la NUBE, por lo que no hay que pagar costes adicionales de Software ni de Hardware.

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