antana caso de exito

Descripción del proyecto

La constructora Antana automatiza la gestión de proyectos con NAV en la nube

La empresa Antana quería transformar sus procesos de negocio adoptando herramientas para avanzar hacia la transformación digital. El objetivo era automatizar las gestiones de negocio para ahorrar tiempo, aumentar la productividad y reducir el margen de error. Para ello, han implantado Dynamics NAV y Office 365 en Microsoft Azure obteniendo increíbles resultados.

Antana es una empresa presente en todo el país especializada en construcciones de alta calidad. Dispone de una oficina técnica y un equipo cualificado que colabora estrechamente con estudios de arquitectura e ingeniería. La firma de Antana es sinónimo de fiabilidad y garantiza el cumplimiento de la ejecución de las obras en el plazo establecido para ello. Antana está especializada en la construcción de viviendas, oficinas y la rehabilitación de espacios, cuidando siempre todos los detalles para que la experiencia del cliente sea única.

La gestión de proyectos es, por tanto, de vital importancia para el buen funcionamiento de Antana. El sistema utilizado era manual. Los detalles de los proyectos y los gastos se seguían a través de un proceso manual que provocaba frustrantes inexactitudes. El día a día de los trabajadores se veía condicionado por una gran cantidad de papeleo que mermaba el rendimiento. Por ejemplo, en ocasiones existían varias versiones del mismo documento y no era fácil saber cuál era la correcta. Además, los gestores del proyecto necesitaban aprobar y revisar facturas de proveedores en persona en vez de virtualmente. Por lo que tenían que ir a la oficina de administración una vez a la semana. La situación se agravaba a medida que la empresa iba creciendo, ya que la serie de procesos manuales aumentaban progresivamente. La arquitecta de Antana, Carolina Gil, reconoce que un cambio en la gestión era necesario: “Necesitábamos dejar el proceso manual; necesitábamos automatizar todo”.

Con este objetivo definido y buscando también mejorar la productividad, obtener nuevas perspectivas sobre los gastos y progresos de los proyectos y establecer herramientas de comunicación modernas, Antana confió en la experiencia de Goom. La solución para su casuística fue la implantación de Microsoft Dynamics NAV y Office 365 en la nube. Ambas soluciones trabajan de forma nativa en diferentes tipos de dispositivos. Algo de especial relevancia ya que en Antana trabajan habitualmente con iPads.

El despliegue de Dynamics NAV y Office 365 en un entorno cloud implicó que la inversión de capital inicial fuese mínima. “Es un modelo de suscripción mensual así que no había costes iniciales. No hay hardware que mantener o back-up. Incluso se encarga de la seguridad. Es una única solución flexible para nuestro futuro, a medida que crecemos, crece”, declara Gil.

Además de la mejora de los procesos administrativos con Dynamics NAV, Office 365 aporta herramientas que fortalecen y facilitan la comunicación en el negocio. De esta forma, con Skype for Business la relación con los clientes es más efectiva: “Puedo contactar con proveedores y clientes directamente desde NAV. Sólo hago clic en el cliente en NAV y se inicia Skype for Business así puedo chatear o hablar con ellos inmediatamente”.  También mejora la comunicación interna con Yammer: “Solíamos enviar muchos emails sobre nuevos proyectos, pero ahora usamos Yammer. Creamos diferentes grupos para diferentes temas y toda la compañía se mantiene al día. Se puede buscar y todo está en un lugar, lo cual es mucho más conveniente”.

Otra de las ventajas que la solución ha aportado a la empresa es la gestión de los datos y la obtención de análisis beneficiosos para el crecimiento de la empresa. Dynamics NAV y Microsoft SharePoint – incluido en Office 365- han transformado la tramitación de informes de los proyectos. Desde la gestión manual se ha avanzado a un completo y actualizado sistema de gestión documental con Sharepoint. Como declaraba Gil, “los usuarios pueden ver toda la documentación del proyecto – citas, contratos, facturas de proveedores – estén en casa, en la oficina, o en el lugar de los clientes. Toda la información en un sistema, en vez de escondida en carpetas en el escritorio de alguien”. De la integración de toda esta información se obtienen analíticas avanzadas que permiten hacer un seguimiento de los gastos y del rendimiento de la constructora. “Desde Dynamics NAV lleva sólo unos cuantos clics ejecutar informes preconfigurados en Microsoft Word. Puedo ver los costes y los márgenes de beneficio para cada proyecto en desarrollo y para el negocio en su conjunto” reconoce Gil.

La automatización de los proyectos ha incrementado la productividad del negocio. Además, las facturas pueden ser aprobadas o rechazadas directamente en Dynamics NAV, donde se pueden incluir comentarios con explicaciones. Ya no es un proceso manual, se ahorra tiempo y se reduce el margen de error.

Por último, cabe destacar las opciones de seguridad y protección de información que proporcionan Dynamics NAV y Office 365. Los trabajadores de Antana pueden acceder a la solución completa a través de un log in individual. Se configuran permisos para cada usuario que restringe determinadas áreas o información sensible y le concede acceso a los campos que necesita para desempeñar su trabajo.

“Mi jefe y compañeros están muy contentos con la solución. Desde que empezamos a utilizarla, los costes han bajado y nuestra confianza subido”

Carolina Gil.

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