CEDRO optimiza la gestión documental y de sus asociados de forma segura con la plataforma Microsoft y con Goom como partner tecnológico.
El equipo de la asociación gestora de derechos de propiedad intelectual CEDRO se enfrentaba a una ingente cantidad de documentos que dificultaban la gestión y aumentaban considerablemente los tiempos de cada trámite. Tras probar varias opciones, confiaron en Goom para implantar el gestor documental SharePoint y realizar la migración de datos. Uniendo las funcionalidades de Dynamics 365 y de Power BI a un gestor como SharePoint, CEDRO ha logrado aumentar su productividad y consolidar un modelo de negocio mucho más eficaz.
El Centro Español de Derechos Reprográficos (CEDRO) es una asociación gestora de los derechos de propiedad intelectual derivados de la utilización secundaria (es decir, de la fotocopia y copia digital) de obras de autores y editores tanto de libros, como revistas, periódicos y partituras. Se trata de una entidad sin ánimo de lucro autorizada por el Ministerio de Cultura desde el año 1988. CEDRO se basa en valores tales como la eficiencia, la transparencia y la responsabilidad.
Teniendo en cuenta su modelo de negocio, en CEDRO se trabaja con una cantidad ingente de documentación cuya organización generaba un problema. Por ejemplo, se enfrentaban a una gran cantidad de ficheros distribuidos en diferentes rutas y servidores. El coste en tiempo que para el equipo suponía localizar estos documentos era enorme y mermaba la productividad de la asociación.
Tras algún intento fallido con diferentes gestores documentales, en CEDRO decidieron adoptar una solución que optimizase los procesos de información de la asociación. Con el objetivo de ahorrar tiempo en la gestión documental y con el gran reto que suponía la migración de toda la información disponible por la asociación confiaron en la experiencia del equipo de Goom en la plataforma cloud de Microsoft.
La solución implantada para la gestión documental de CEDRO ha sido Microsoft SharePoint por su gran potencia, capacidad de personalización e integración con otras herramientas. Dadas las características del proyecto era de crucial importancia una migración de datos ordenada y muy específica. Desde Goom se diseñó una estrategia de migración detallada en la que se señalaba la estructuración de los datos dentro de la nueva herramienta. El Responsable de Sistemas de CEDRO, Juan Antonio Hernández, también destaca la “formación adecuada a cada tipo de usuario” por parte del partner. De esta forma, los miembros de la organización se familiarizaron pronto con la nueva herramienta, obteniendo así los resultados esperados en un tiempo récord. Todo ello ejemplo de la importancia que tiene para el éxito de la implantación y la solución en sí la confianza en el proveedor tecnológico.
Además, SharePoint está completamente integrado en el entorno de Dynamics 365. Otra plataforma de Microsoft con múltiples funcionalidades que ayuda al equipo de CEDRO a optimizar sus tareas y lograr la máxima eficacia en el desempeño de las mismas. Y, con la herramienta de business intelligence Power BI, los datos disponibles se organizan y permiten obtener interesantes análisis. La interpretación de estos análisis aporta información sobre el estado de la organización y muestra perspectivas de futuro. No sólo se trata de almacenar los datos, también de sacar provecho de ellos.
La solución ha logrado que el equipo de CEDRO ahorre tiempo en las tareas de gestión y tenga más información sobre el tratamiento de los datos. Ello supone también un ahorro en términos económicos y un aumento de la productividad, confidencialidad y seguridad de la información. Según Hernández, la solución aporta “fiabilidad y usabilidad” a CEDRO. Además, todo ello a un precio muy competitivo.
“Gracias a Goom por la ayuda en la consecución del objetivo propuesto en tiempo y en coste”
Juan Antonio Hernández (Responsable de Sistemas de CEDRO)
