Grupo Garayar optimiza su gestión documental en la nube
Grupo Garayar está formado por el despacho de abogados Garayar, la entidad de asesoramiento financiero Quetho Finance y la empresa de soluciones de gestión operativa Gestión de Activos Turísticos. Estas sociedades colaboran para que las operaciones resulten financiera, jurídica y operativamente eficientes. El grupo cuenta con más de 30 profesionales senior especializados en los sectores financiero, inmobiliario, de turismo y de energía.
Grupo Garayar necesitaba mejorar la actividad de cada una de las sociedades que lo componen. Para ello, era necesario mejorar todo el sistema de gestión documental. Los principales problemas eran:
- El acceso a la información desde fuera del despacho.
- Acceso a la información de usuarios externos.
- Problemas de compatibilidad con Office.
Tampoco era posible poder trabajar de manera simultánea con el mismo documento en las distintas sociedades al no estar alojados en la nube ni integrados con Outlook. Además, se encontraban con limitaciones de espacio por usuario.
Para solventar todos estos problemas Grupo Garayar confió en la experiencia de Goom Spain. Se diseñó un proyecto de implantación para instalar la solución de gestión documenta Microsoft SharePoint y Office 365. El proyecto se lanzó en apenas un mes y comenzó con varios talleres prácticos de trabajo donde se enfocó al 100% las necesidades de gestión. La implantación fue un éxito ya que, tras el arranque, prácticamente no ha habido incidencias y todos los usuarios utilizan Office 365 y la gestión documental de forma segura, organizada y coordinada.
La implantación de estas soluciones permitió a Grupo Garayar crear y administrar fácilmente ‘sitios’ focalizados en equipos y en grupos para facilitar la colaboración. Además, fue posible implementar un portal de intranet para diseminar información y noticias en toda la organización. Grupo Garayar cuenta ahora con un lugar seguro donde almacenar, organizar y compartir información desde prácticamente cualquier dispositivo.
Por otro lado, se migraron todas las cuentas de usuario a la suscripción Office 365 Empresa Premium, aportando productividad para el cliente cloud. Incluyendo las soluciones de Exchange Online, SharePoint Online, Lync Online, Office Web Apps y Office Professional Plus.
Los principales beneficios para la empresa fueron los siguientes:
- Mayor velocidad y alta capacidad en sitios web.
- Rápida personalización de elementos desde el navegador.
- Permite a sus empleados crear sitios para compartir documentos e información con compañeros, socios y clientes.
- Máxima seguridad y control de permisos y modificaciones.
- Ahorro de costes.
- Independencia informática.
“Cuando decidimos elegir a Goom como nuestro implantador, tuvimos la seguridad de que nos iban a entender toda nuestra problemática con la gestión documental, gracias a SharePoint Online y Office 365, Grupo Garayar es ahora una organización unificada en todos sus procesos documentales y con un nivel de seguridad muy preciso para todo su equipo”
Sergio Poz (Responsable de Proyecto)
