La transformación digital de Ventanilla Única Digital con Microsoft Dynamics 365 y Goom en un tiempo récord y de forma segura
La entidad que gestiona la propiedad intelectual, Ventanilla Única Digital, ha transformado sus procesos con la implantación de Microsoft Dynamics 365 y a través de un portal personalizado que optimiza la tramitación de las gestiones de sus clientes. Para la transformación digital, la asociación ha confiado en la experiencia del equipo de Goom Spain.
Ventanilla Única Digital es una entidad de gestión de la propiedad intelectual que administra la compensación equitativa por copia privada. Está creada y formada por las entidades de gestión de derechos de propiedad intelectual SGAE, AGEDI, AIE, AISGE, CEDRO, DAMA y VEGAP con el objetivo de ejercer las funciones relacionadas con la copia privada. Ventanilla Única Digital permite actualmente a las empresas enviar sus declaraciones trimestrales de forma online para gestionar la compensación equitativa por la copia.
En Ventanilla Única Digital no contaban con ningún sistema centralizado de almacenamiento. El Director General de la entidad, Antonio Alabanda, reconoce que “la gestión se realizaba a través de documentos estándar del paquete de Microsoft Office”. Además, este sistema organizativo dificultaba la explotación de toda la información disponible con la consiguiente huella en la productividad de la institución.
Por otro lado, con las herramientas disponibles en ese momento, fidelizar y aumentar la satisfacción de los clientes era una tarea complicada. Era necesario gestionar mejor la información y automatizar determinados procesos para mejorar la relación los clientes y para cumplir con los plazos de facturación de los socios.
Todas estas necesidades requerían iniciar el proceso de transformación digital de Ventanilla Única Digital. Y, para ello, buscar una solución que se adaptase a las necesidades específicas de la entidad y que además pudiese ser implantada en el menor tiempo posible. Para ello, contaron con Goom, experto en la plataforma cloud de Microsoft que facilita una transformación digital rápida, segura y a un coste razonable.
Era necesario implantar un sistema flexible pero robusto y seguro, capaz de adaptarse al modelo de negocio específico de la entidad. Además, era necesario que fuese escalable. Es decir, que pudiese crecer según las necesidades de Ventanilla Única Digital y de todos sus socios. La integración con las herramientas de Microsoft Office y con los ERPs y otros sistemas de gestión utilizados por los socios también eran requisitos a tener en cuenta a la hora de elegir la solución.
Para lograr todos estos objetivos y respetando todos los requerimientos, la solución elegida fue Microsoft Dynamics 365 y el Portal Web que tiene incluido– un portal personalizado a la medida de las necesidades de la asociación por Goom. El principal reto durante la implantación fue precisamente la toma de requerimientos. Como Alabanda declaraba “decidir las especificaciones finales de la plataforma”. En este punto, la flexibilidad del equipo de Goom y comprender el modelo de negocio de Ventanilla Única Digital fue crucial para el éxito del resultado.
Microsoft Dynamics 365 es una solución definida por Alabanda como “potente, escalable y flexible” que se ha podido adaptar al modelo de negocio de Ventanilla Única Digital haciendo posible cumplir con los objetivos y las necesidades que presentaba en la situación inicial. Su enorme capacidad de adaptación permite adaptar la gran funcionalidad que ofrece a diferentes tipos de negocio.
Gracias a la implantación, Ventanilla Única Digital ha logrado mejorar los tiempos de negocio, con el consiguiente aumento de la productividad general del negocio. Además, se han acortado considerablemente los plazos de facturación, aumentado así la satisfacción de sus clientes y socios. Como explicaba Alabanda, ahorrando tiempo en la ejecución de todas estas tareas, el equipo de Ventanilla Única Digital puede ahora dedicarse a otras actividades del negocio que aportan un mayor valor añadido a la organización. Por otro lado, se han mejorado los flujos de trabajo y también la información de negocio compartida con los socios.
“El personal puede dedicarse a tareas que aportan mayor valor añadido a la organización”
Antonio Alabanda (Director General de Ventanilla Única Digital)
